Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων — Voxon
Voxon — voxon.gr
Τελευταία ενημέρωση: 2026 Έκδοση: 1.0
Άρθρο 1 – Εισαγωγή και Σκοπός
Η voxon (στο εξής «επιχείρηση»), παρέχει φωνητικούς πράκτορες τεχνητής νοημοσύνης και chatbots για επιχειρήσεις σε πολλαπλούς κλάδους — υγεία, πρακτορεία, λιανεμπόριο, φιλοξενία και άλλους. Οι υπηρεσίες μας καλύπτουν εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις, συνομιλητικά chat, διαχείριση ραντεβού, σύλληψη υποψήφιων πελατών (lead capture) και αυτοματοποιημένα μηνύματα. Η παρούσα πολιτική περιγράφει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργαζόμαστε, τους σκοπούς και τη νομική βάση της επεξεργασίας, τη διάρκεια τήρησής τους, τα δικαιώματα των υποκειμένων και τα μέτρα ασφαλείας που εφαρμόζουμε, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR), τον ν. 4624/2019, την Οδηγία 2002/58/ΕΚ όπως ενσωματώθηκε στον Ν. 3471/2006 και κάθε άλλη ισχύουσα διάταξη.
Άρθρο 2 – Ορισμοί
Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι το πρόσωπο που καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας. Εκτελών είναι το τρίτο μέρος που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό του Υπευθύνου. Δεδομένα Αλληλεπίδρασης είναι τα αναγνωριστικά καλούντος ή συνεδρίας chat, οι απομαγνητοφωνήσεις κειμένου και οι συνόψεις συνομιλιών, καθώς και κάθε μεταδεδομένο που παράγεται κατά τη φωνητική επικοινωνία ή τη συνομιλία μέσω chat. Δεδομένα Λογαριασμού είναι τα στοιχεία ταυτοποίησης του πελάτη, τα στοιχεία τιμολόγησης και τα στοιχεία των εξουσιοδοτημένων χρηστών. Τεχνικά Δεδομένα είναι οι διευθύνσεις IP, τα αναγνωριστικά συσκευών, τα cookies και τα διακριτικά πρόσβασης API.
Άρθρο 3 – Δεδομένα που Συλλέγονται
Η επιχείρηση επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:
Δεδομένα Αλληλεπίδρασης, τα οποία περιλαμβάνουν αριθμούς καλούντος ή αναγνωριστικά συνεδρίας chat, απομαγνητοφωνήσεις κειμένου και συνόψεις συνομιλιών, διάρκεια και έκβαση αλληλεπίδρασης, καθώς και δομημένα δεδομένα που καταγράφονται κατά τη συνομιλία (π.χ. στοιχεία ραντεβού, πληροφορίες υποψήφιων πελατών). Για φωνητικά κανάλια, ο ήχος επεξεργάζεται σε πραγματικό χρόνο για μετατροπή σε κείμενο και δεν αποθηκεύεται μετά το πέρας της κλήσης.
Δεδομένα Λογαριασμού, όπως επωνυμία, αριθμό Γ.Ε.ΜΗ., Α.Φ.Μ., διεύθυνση έδρας, στοιχεία χρηστών διαχειριστών, ρόλοι και όγκος χρήσης (λεπτά κλήσεων, συνεδρίες chat, αριθμός SMS).
Τεχνικά Δεδομένα, όπως διευθύνσεις IP, τύπος συσκευής και προγράμματος περιήγησης, δεδομένα χρήσης ιστοσελίδας και cookies λειτουργικότητας ή αναλυτικών, τα οποία εγκαθίστανται μόνο με συγκατάθεση όπου απαιτείται.
Άρθρο 4 – Σκοποί και Νομικές Βάσεις Επεξεργασίας
Η επιχείρηση επεξεργάζεται δεδομένα για την παροχή και τιμολόγηση των υπηρεσιών, στηριζόμενη στη νομική βάση της εκτέλεσης σύμβασης κατά το άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο β του GDPR. Επεξεργάζεται δεδομένα για σκοπούς υποστήριξης, ασφάλειας και αποτροπής κατάχρησης, βάσει του εννόμου συμφέροντός της κατά το άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο στ. Τηρεί δεδομένα για συμμόρφωση με φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο γ. Αποστέλλει ενημερωτικά δελτία και προωθητικές επικοινωνίες σε μη πελάτες μόνο κατόπιν συγκατάθεσης υπό το άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο α και τον Ν. 3471/2006. Τέλος, χρησιμοποιεί ανωνυμοποιημένα ή ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα για στατιστική ανάλυση και βελτίωση της υπηρεσίας, στηριζόμενη στο έννομο συμφέρον της.
Ο διπλός ρόλος της επιχείρησης. Όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί την πλατφόρμα μας για να αλληλεπιδρά με τους δικούς της πελάτες ή τελικούς χρήστες, η επιχείρηση αυτή είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα εκείνων των προσώπων. Η Voxon ενεργεί αποκλειστικά ως Εκτελών την Επεξεργασία κατ' εντολή της, βάσει υπογεγραμμένης Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων (άρθρο 28 GDPR). Για άσκηση δικαιωμάτων ως προς δεδομένα που συλλέχθηκαν μέσω φωνητικού πράκτορα ή chatbot επιχείρησης, απευθυνθείτε απευθείας στην επιχείρηση. Αν επικοινωνήσετε μαζί μας, θα προωθήσουμε το αίτημά σας χωρίς καθυστέρηση, αλλά δεν δικαιούμαστε να επέμβουμε στα δεδομένα της χωρίς εντολή της.
Άρθρο 5 – Εκτελούντες και Τρίτοι Πάροχοι
Η επιχείρηση συνεργάζεται με περιορισμένο αριθμό παρόχων υπηρεσιών, όπως η Modulus για υπηρεσίες κλήσεων, καθώς και διεθνείς παρόχους τεχνολογιών μετατροπής φωνής σε κείμενο, μεγάλων γλωσσικών μοντέλων και μετατροπής κειμένου σε φωνή, συμπεριλαμβανομένων των Google, Microsoft, Deepgram και OpenAI.
Όλοι οι εν λόγω συνεργάτες δεσμεύονται με συμφωνητικά επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 28 του GDPR και, όπου απαιτείται, εφαρμόζουν κατάλληλες εγγυήσεις για τη διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Άρθρο 6 – Διεθνείς Διαβιβάσεις
Η υποδομή μας είναι σχεδιασμένη ώστε τα δεδομένα να παραμένουν εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης. Διαβιβάσεις δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου πραγματοποιούνται μόνο εφόσον εξασφαλίζεται ισοδύναμο επίπεδο προστασίας μέσω Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών της Εκτελεστικής Απόφασης (ΕΕ) 2021/914, επάρκειας βάσει του EU-US Data Privacy Framework όπου ο πάροχος είναι πιστοποιημένος, ή άλλου νόμιμου μηχανισμού των άρθρων 46 έως 49 GDPR, συνοδευόμενα από εκτίμηση αντικτύπου διαβίβασης και συμπληρωματικά τεχνικά μέτρα (κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά και σε ηρεμία, ελαχιστοποίηση διαβιβαζόμενου περιεχομένου). Αντίγραφο των εγγυήσεων διατίθεται κατόπιν αιτήματος στο info@voxon.gr.
Άρθρο 7 – Χρόνος Διατήρησης
Ηχογραφήσεις και εγγραφές τηρούνται για χρονικό διάστημα που καθορίζει ο πελάτης μέσω του πίνακα ελέγχου, με ενδεικτική διάρκεια τριάντα ημερών. Μετα-δεδομένα κλήσεων διατηρούνται για όσο απαιτείται για βελτιστοποίηση και ασφάλεια, με ελάχιστο διάστημα έξι μηνών πριν την ανωνυμοποίηση. Στοιχεία τιμολόγησης και λογιστικά αρχεία τηρούνται για δέκα έτη σύμφωνα με την ελληνική φορολογική νομοθεσία. Τα Cookies διαγράφονται μετά χρονικό διάστημα που δεν υπερβαίνει τους δεκατρείς μήνες ή νωρίτερα, σύμφωνα με την επιλογή του χρήστη. Μετά τη λήξη, τα δεδομένα διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται οριστικά και τα αντίγραφα ασφαλείας επικαιροποιούνται εντός σύντομου χρόνου.
Άρθρο 8 – Δικαιώματα Υποκειμένων
Τα υποκείμενα έχουν δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα τους, διόρθωσης ανακριβών στοιχείων, διαγραφής όπου το επιτρέπει ο νόμος, περιορισμού επεξεργασίας, φορητότητας των δεδομένων σε δομημένη και κοινώς χρησιμοποιούμενη μορφή, εναντίωσης σε επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον, καθώς και ανάκλησης συγκατάθεσης οποτεδήποτε χωρίς αναδρομική επίπτωση. Αιτήματα ασκούνται με ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση info@voxon.gr και ικανοποιούνται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, πάντως εντός τριάντα ημερών, με δυνατότητα παράτασης δύο μηνών για σύνθετα αιτήματα. Σε περίπτωση μη ικανοποίησης, το υποκείμενο μπορεί να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην ιστοσελίδα www.dpa.gr.
Άρθρο 9 – Ασφάλεια Πληροφοριών
Η επιχείρηση εφαρμόζει κρυπτογράφηση TLS έκδοσης τουλάχιστον 1.2 για τα δεδομένα σε μεταφορά και AES-256 για τα δεδομένα σε αποθήκευση, λογική απομόνωση των δεδομένων κάθε πελάτη σε επίπεδο βάσης δεδομένων, έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC), καταγραφή συμβάντων και τακτικά κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας. Διατηρούνται διακριτές βάσεις δεδομένων για παραγωγή, δοκιμές και ανάπτυξη. Σε περίπτωση περιστατικού παραβίασης προσωπικών δεδομένων, η επιχείρηση αξιολογεί, περιορίζει και ειδοποιεί τις αρμόδιες αρχές και τους επηρεαζόμενους πελάτες εντός 72 ωρών από τη διαπίστωση.
Άρθρο 10 – Cookies και Τεχνολογίες Παρακολούθησης
Χρησιμοποιούνται αποκλειστικά τα απολύτως απαραίτητα cookies για τη διατήρηση συνεδρίας και την ασφάλεια, χωρίς προηγούμενη συγκατάθεση. Cookies αναλυτικών εγκαθίστανται μόνο κατόπιν ρητής συγκατάθεσης σύμφωνα με το άρθρο 4 παρ. 5 του ν. 3471/2006. Δεν χρησιμοποιούμε διαφημιστικά cookies ούτε cookies παρακολούθησης σε τρίτους ιστοτόπους. Ο χρήστης μπορεί οποτεδήποτε να τροποποιήσει ή να ανακαλέσει τις προτιμήσεις του μέσω του συνδέσμου «Ρυθμίσεις Cookies» στο υποσέλιδο ή από τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης (βλ. Πολιτική Cookies).
Άρθρο 11 – Αυτοματοποιημένη Λήψη Αποφάσεων και Προφίλ
Οι απαντήσεις των φωνητικών εκπροσώπων παράγονται από μοντέλα μηχανικής μάθησης. Η υπηρεσία δεν λαμβάνει αποφάσεις που παράγουν έννομα ή άλλως σημαντικά αποτελέσματα χωρίς δυνατότητα ανθρώπινης παρέμβασης. Το υποκείμενο μπορεί να ζητήσει επανεξέταση από άνθρωπο, να εκφράσει άποψη ή να αμφισβητήσει την απόφαση.
Άρθρο 12 – Αναθεωρήσεις Πολιτικής
Η παρούσα Πολιτική δύναται να τροποποιείται. Για ουσιώδεις αλλαγές παρέχεται προειδοποίηση τουλάχιστον τριάντα ημερών με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους πελάτες, εκτός αν επιβάλλεται άμεση υιοθέτηση για λόγους ασφάλειας ή συμμόρφωσης με τον νόμο. Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση αναρτάται πάντοτε στη σελίδα voxon.gr.
– Επικοινωνία
Για οποιοδήποτε ερώτημα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα ή την παρούσα Πολιτική:
Voxon - Ελένη Χατζηλαζάρου
email: info@voxon.gr